Eastern Ontario Property Management est un nom de confiance dans la gestion de copropriétés depuis des années. Alors que l’entreprise est passée de 500 à plus de 4 000 portes, les méthodes bancaires traditionnelles ne s’adaptaient pas à cette croissance rapide.
Ils ont trouvé la solution avec Otonom, une solution de paiements automatisée intégrée parfaitement avec CondoManager (parmi d’autres).
« La première étape a été de réduire le temps perdu sur la gestion des comptes clients. »
Lors de la gestion de 500 portes, Eastern gérait les transactions financières via des services bancaires standards. Cependant, cette approche est rapidement devenue un obstacle avec la croissance.
Certains des défis rencontrés :
- Retards d’accès et d’autorisation : Chaque nouvelle acquisition exigeait un accès sécurisé aux comptes bancaires des copropriétés, un processus qui prenait des semaines et retardait l’intégration des immeubles.
- Traitement manuel des paiements : Les paiements nécessitaient l’impression de chèques, leur envoi par la poste pour approbation, puis leur transmission aux fournisseurs. Ce processus durait 3 à 4 semaines, ce qui était particulièrement frustrant pour les paiements urgents.
- Opérations exigeant beaucoup de ressources : La charge de travail accrue limitait la capacité d’Eastern à gérer de nouvelles propriétés sans ajouter de personnel comptable, ce qui augmentait les coûts et compliquait le maintien de prix compétitifs pour les contrats de gestion.
Dean : « Le grand avantage que nous trouvons avec Otonom Solution est du côté des comptes clients. Nous pouvons traiter les frais sans avoir un accès physique à ces comptes bancaires. Cela a été un atout majeur pour nous, car auparavant, nous devions surmonter de nombreux obstacles pour obtenir cet accès. Ça prenait trop de temps. »
Conclusion : Choisissez des systèmes permettant de gérer les paiements sans avoir besoin de visites en personne à la banque.
« Nous devions choisir une solution de paiement intégrée facilement à notre logiciel de gestion immobilière »
La décision d’Eastern d’adopter Otonom était principalement motivée par son intégration avec CondoManager, permettant une mise en place rapide, un traitement automatisé et une gestion simplifiée des comptes clients.
Dean : « Nous avons choisi Otonom Solution parce qu’il s’intègre facilement à CondoManager. »
De plus, la capacité d’Otonom à gérer le traitement des paiements sans accès direct aux comptes bancaires s’est révélée inestimable pour les acquisitions en cours.
Cette indépendance a permis à Eastern d’intégrer de nouvelles propriétés sans les retards habituels associés aux méthodes bancaires traditionnelles.
Conclusion : Optez pour des systèmes qui minimisent les étapes nécessaires pour l’accès et la configuration des comptes.
« Ensuite, nous avons éliminé les tâches manuelles liées aux banques »
Eastern a utilisé Otonom Solution pour supprimer les étapes supplémentaires imposées par les systèmes bancaires, notamment pour la collecte des frais.
Dean : « Avec Otonom, l’étape que vous évitez est de ne pas avoir à soumettre ce fichier à la banque. Dans CondoManager, tout est intégré. Avec la banque, nous devons soumettre le fichier manuellement dans leur système. »
Eastern a également rationalisé la gestion des paiements retournés, car Otonom conserve toutes les données dans le système.
Brittany : « Quand nous avons des paiements retournés, c’est beaucoup plus simple avec Otonom parce que ces paiements restent dans votre session sur Otonom, tandis qu’avec la banque, si vous oubliez de traiter le fichier à temps, il est très difficile de le récupérer. »
Conclusion : Utilisez des solutions automatisées pour la collecte récurrente des paiements.
« La connexion à chaque banque pour voir les rapports NSF prenait trop de temps, il devait y avoir une meilleure solution »
Contrairement aux banques, où des connexions manuelles étaient requises, Otonom Solution fournit des rapports automatisés par courriel, améliorant ainsi le flux de travail d’Eastern et offrant un accès rapide aux données de paiement.
Brittany : « Nous devions nous connecter pour voir les paiements retournés, alors que maintenant, nous les recevons automatiquement par courriel avec Otonom. »
Dean : « Oui, c’est un grand avantage ! »
Conclusion : Privilégiez des solutions offrant des rapports programmés pour réduire les vérifications manuelles.
« Ensuite, nous devions trouver un moyen d’ouvrir de nouveaux comptes plus rapidement, avec les banques ça prenait des semaines »
La création de nouveaux comptes prenait des heures plutôt que des semaines, une fonctionnalité essentielle pour Eastern alors qu’ils continuaient à acquérir de nouvelles propriétés.
Dean : « Lorsqu’on configure un nouveau compte avec Otonom, le processus est très simple. Je reçois une copie du contrat par voie électronique et, en quelques heures, le numéro de compte est créé et prêt à l’emploi. »
Brittany : « Comparé à une banque où cela peut prendre 3 à 4 semaines. »
Dean : « Les banques deviennent de plus en plus difficiles à travailler avec. Cette entreprise que nous avons achetée en avril… quatre à cinq mois après l’acquisition, une grande partie des éléments bancaires n’est toujours pas réglée. Si ce n’était pas pour Otonom, nous serions dans une situation très difficile. »
Conclusion : Des configurations rapides de comptes vous permettent de croître sans avoir à embaucher constamment, ce qui vous aide à garder vos prix compétitifs. Choisissez des solutions de paiement adaptables évitant une bureaucratie excessive.
« Ensuite, nous devions trouver un moyen de payer nos fournisseurs plus rapidement »
Eastern gérait auparavant les approbations de paiement en envoyant des chèques physiques, un processus qui prenait des semaines. L’approche numérique d’Otonom a réduit le délai à quelques jours, permettant des paiements plus rapides aux fournisseurs.
Brittany : « Avant Otonom, nous faisions approuver la facture par le gestionnaire de propriété, imprimions le chèque physique, rencontrions ou l’envoyions par courrier au directeur, qui à son tour l’envoyait au fournisseur. Maintenant, nous pouvons le faire via Otonom, et ils le reçoivent en 3 à 4 jours ouvrables. »
Conclusion : Des paiements plus rapides améliorent la satisfaction des fournisseurs.
« Comment nous sommes passés de 500 à 4 000 portes sans embaucher plus de personnel »
L’efficacité opérationnelle d’Otonom a permis au personnel comptable d’Eastern de gérer un portefeuille accru, passant de 500 à 4 000 portes, avec un minimum d’embauches.
Dean : « Si nous n’avions pas les bons outils comme CondoManager intégré à Otonom, cela aurait été très difficile. Nous aurions dû prendre des décisions difficiles. »
Brittany : « Cela a suffisamment libéré notre personnel actuel pour que nous puissions prendre en charge de plus en plus de bâtiments avant ces grandes acquisitions tout en maintenant des prix compétitifs pour les contrats de gestion. »
Conclusions : Des processus efficaces permettent d’étendre les portefeuilles sans nouvelles embauches. Une efficacité opérationnelle vous permet de maintenir des prix compétitifs.
