L’enjeu des paiements fournisseurs dans les syndicats de copropriétés

Les syndicats de copropriétés (SDC) emploi de nombreux fournisseurs.  Le paiement des factures devient donc un enjeu important pour les copropriétaires, puisqu’ils doivent en assumer les frais tous ensemble.

Qui n’a pas déjà vécu ce véritable parcours du combattant pour que les fournisseurs soient payés en temps ?  Cette responsabilité justifie pour nombre de SDC la décision de confier la gestion des opérations à un gestionnaire de copropriétés. Mais, voilà, comment garder un certain contrôle pour que les sommes payées le soient conformément aux attentes des administrateurs ? Tel est le vrai débat. Heureusement, il existe maintenant des façons de faire qui simplifie beaucoup les tâches des administrateurs et gestionnaires de copropriétés.

Qu’est-ce qui a changé ?

Dans un passé pas si lointain, le paiement des fournisseurs ne pouvait se faire qu’en argent comptant ou par chèque.  Avec l’évolution rapide de la technologie, les PayPal, cartes de crédits, Interac, virement et paiements électroniques se sont rajoutés pour accélérer vos paiements et assurer une meilleure traçabilité.

Ces nouvelles façons de faire sont-elles meilleures ?

Il va de soi que l’argent comptant n’est plus un choix acceptable pour une bonne traçabilité et sécurité des paiements lors de la gestion des avoirs de tiers, tel les SDC. 

Pour ce qui est de l’émission de chèques, cela demeure une bonne option. Toutefois, outre le fait que cela prenne un temps appréciable de préparation et traitement, le tout requiert plusieurs signatures parfois difficiles à coordonner, que ce soit par la poste ou par le déplacement des administrateurs.  Cette option est tout de même couteuse puisque qu’elle exige des frais de chèques, enveloppes, timbres et photocopies. Enfin, il ne faut pas oublier le délai de la poste et celui de l’encaissement du paiement par le fournisseur. Le chèque peut donc occasionnellement être encaissé plusieurs jours, voire semaines après sa réception, demandant de garder un œil constant sur le solde bancaire du syndicat.

Le paiement direct quant à lui, est une option intéressante puisqu’il propose une solution rapide, contrôlé entièrement par les syndicats ou gestionnaires et qui offre une traçabilité des sommes. Le fournisseur est payé directement dans son compte bancaire, évitant des retards et possibles pénalités. Finalement, cette option est souvent la moins dispendieuse.

Comment les administrateurs peuvent-ils garder le contrôle des paiements fournisseurs électroniques émis par le gestionnaire de copropriété ?

Deux niveaux de contrôle s’offrent aux administrateurs.  Soit de vérifier la dépense engagée directement sur le relevé de banque ou en demandant à voir les factures avant paiement. 

Toutefois, il existe maintenant sur le marché une solution adaptée à la réalité de la copropriété. Cette solution permet une totale transparence pour le paiement des fournisseurs effectués par les gestionnaires. Tous les paiements sont ainsi approuvés par voie électronique, offrant le même contrôle aux administrateurs qu’avec la signature des chèques parfois difficiles à obtenir, mais avec la rapidité des nouvelles technologies. On parle ici du paiement électronique de fournisseur à approbations multiples.

En quoi consiste le paiement électronique de fournisseur à approbations multiples ?

Cette option combine le meilleur des deux mondes : Rapidité par le paiement électronique et transparence accrue par l’approbation multiple.

La firme de gestion prépare le paiement, y associe la facture (et/ou les autres pièces justificatives) et le premier palier d’approbation se fait par le gestionnaire.  Il s’envoie par la suite un courriel aux signataires désignés au sein du syndicat qui doivent à leur tour approuver le paiement.  Ils ont la possibilité de visualiser la facture et ensuite d’accepter ou rejeter le paiement.  Tant que toutes les approbations n’ont pas été données, le processus de paiement ne peut pas se compléter.   Cette option permet de configurer autant de signataire qu’en requière le syndicat de copropriété et assure ainsi un contrôle et une transparence totale dans les sorties d’argent.

 S’engager vers la voie d’une meilleure pratique

Confier la gestion d’une copropriété à un gestionnaire signifie déléguer le quotidien parfois accablant lié à tout ce qui entoure la gestion de la propriété et de son milieu de vie. Que ce soit la gestion physique de bâtiment, du milieu de vie, de l’intendances, des contrats de services divers ainsi que l’administration financière incluant la perception des charges sont des poids pour lesquels les bénévoles de conseils d’administration sont heureux de se départir.

Le fait de déléguer ne signifie pas que cela doive se faire aveuglément. Comme le dit si bien l’expression, « La confiance n’exclut pas le contrôle ». Comme vous le savez, l’argent peut être source de plusieurs conflits et malentendus. Exiger un système de déboursé électronique à multiples approbations est aujourd’hui se doter d’une innovation accessible qui fixe les nouvelles normes de bonnes gouvernances.

Contactez-nous et prévoyez un premier appel gratuitement ! 🙌🏻