Les bonnes pratiques en paiement

En paiement comme dans bien d’autres domaines, il existe de bonnes pratiques qui sont là pour vous aider à garder une gestion saine de tous vos types de paiement. Il y a quelques principes de base à respecter pour s’assurer de bien démarrer.

N’est pas reconnu qui le dit

Choisissez un fournisseur de service reconnu, qui possède les accréditations nécessaires pour opérer.  N’hésitez pas à demander une preuve d’inscription, après tout, c’est de VOTRE argent qu’il s’agit.  Ici au Québec, l’organisme responsable de cette accréditation est “Revenus Québec.

Soyez conforme à la règlementation canadienne

Au Canada, l’organisme qui régit l’industrie du paiement est Paiements Canada (paiements.ca). Pour être en conformité avec la loi, vous devez faire remplir un consentement à vos copropriétaires et le conserver avec vous. Le formulaire doit comporter plusieurs clauses afin d’être valide. Ne vous laissez pas étourdir par les entreprises qui vous proposent des formulaires ultra simplifiés ou qui vous affirment qu’aucun formulaire n’est requis par la loi.

Soyez informé des risques et fraudes possibles

Choisissez un prestataire de service impliqué qui aura à cœur de communiquer avec vous sur les fraudes en circulation. Une des fraudes qui fait présentement des dommages au sein de syndicats de copropriété est la fraude au paiement fournisseur. Un fournisseur engagé s’assurera de communiquer avec sa clientèle pour les aviser des risques et leur offrir des conseils en matière de bonnes pratiques.

En lien avec le mois de la prévention de la fraude en mars de chaque année, Otonom Solution offre une publication à sa clientèle. Cette année, l’emphase a été mise sur la fraude liée au paiement des fournisseurs. Voici quelques conseils :

• Sans en aviser le demandeur, validez toute demande de changement de mode de paiement ou d’adresse en utilisant les coordonnées présentes à vos dossiers.
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• Soyez sur vos gardes face à la notion d’urgence. Ne payez aucune facture sous la pression.
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• Assurez-vous que les travaux sont terminés et que vous vous êtes entendus avec le fournisseur pour un prix final.  Tout changement subséquent à ce qui a été entendu devrait vous alerter
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• Faites attention aux courriels bourrés de fautes, dont l’expéditeur ne vous semble pas familier ou qui arrivent en plein milieu de la nuit.
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• Mettez en place une vérification par au moins deux personnes, surtout pour les paiements de sommes importantes.
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• En cas de doute, rapportez immédiatement la fraude potentielle au poste de police.
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Soyez à votre affaire.

Otonom Solution tient à souligner qu’en paiement électronique tout comme avec des chèques et autre forme de paiements, il est important de vérifier son compte bancaire régulièrement. Un service de paiement honnête et réglementaire vous fournira les outils pour suivre vos paiements facilement et sera disponible pour répondre à vos questions en cas de besoin.

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