Confidentialité

Notre politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Introduction

Otonom Solution Inc. (ci-après « Otonom Solution », « nous », « notre » ou « nos »), nous préoccupons sérieusement du caractère privé de vos renseignements personnels et nous engageons à respecter la confidentialité des informations que nous collectons.

Cette politique de confidentialité et protection des renseignements personnels (la « Politique ») concerne toutes nos activités que ce soit sur notre site internet www.otonomsolution.com (le « Site ») ou sur notre plateforme interactive de paiement OtonomPay (la « Plateforme »).

Otonom Solution s’engage à respecter, conformément aux lois applicables, les obligations concernant la collecte et le traitement des renseignements personnels obtenus dans le cadre de ses activités.

La présente Politique est composée des éléments suivants :

  1. Objectifs de la politique de confidentialité
  2. Portée de la politique
  3. Date de mise à jour
  4. Modalités de recueil du consentement
  5. Objectifs de la collecte de données
  6. Clients et Utilisateurs
  7. Renseignements personnels collectés
  8. Gouvernance et mesures de sécurité
  9. Les finalités de traitement des données
  10. Vos droits
  11. Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers
  12. Utilisation de témoins et technologies similaires
  13. Conservation des renseignements personnels
  14. Responsable de la protection des renseignements personnels

1. Objectifs de la politique de confidentialité :

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, Otonom Solution s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.

La présente Politique décrit les renseignements que nous pouvons recueillir auprès de vous dans le cadre de nos activités, les fins pour lesquelles nous les recueillons, l’utilisation que nous en faisons et les circonstances dans lesquelles nous pouvons les transmettre à des tiers. De plus, la présente Politique vous indique les droits qui s’offrent à vous concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Otonom Solution s’engage à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente Politique et les lois applicables au Canada et au Québec.

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.

2. Portée de la politique

Lorsque vous naviguez sur le site web www.otonomsolution.com (ou sur notre plateforme OtonomPay, vous acceptez les modalités et conditions de la présente Politique. Nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Dans les autres cas, si vous continuez à utiliser le Site web ou la Plateforme après qu’une nouvelle version de la présente Politique y a été affichée, vous consentez ainsi aux changements et serez liés par ceux-ci. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées.

Les informations que nous collectons sont nécessaires lorsque nous vous fournissons un service ou effectuons une transaction dont vous avez fait la demande. En nous fournissant ces informations, vous consentez à ce qu’elles soient recueillies et utilisées de la façon définie dans la présente Politique.

Cette Politique s’applique uniquement à nos produits et services et ne s’étend pas aux Sites Web ou aux produits ou services fournis par des tiers.  Otonom Solution n’assume aucune responsabilité pour les pratiques de confidentialité de ces tiers et vous invites à consulter les politiques de confidentialité et protection des renseignements personnels des tiers avant d’utiliser leurs services ou de naviguer sur leur site Internet.

3. Entrée en vigueur

La présente Politique a été mise à jour le 21 septembre 2023.

4. Les modalités de recueil du consentement

Nous nous engageons à recevoir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu, lorsqu’un tel consentement est requis par les lois applicables. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels.

Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.

5. Objectifs de la collecte de données

Les renseignements personnels collectés le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente Politique. Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

 

    • Pour réaliser des activités : Nous allons collecter et traiter les renseignements personnels nécessaires pour remplir notre mission et nos obligations contractuelles.
    • Pour assurer et améliorer ces activités : Les renseignements personnels collectés lors de vos interactions avec nos activités sont susceptibles d’être utilisés dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de notre entreprise.
    • Pour développer de nouvelles activités : Les renseignements personnels collectés peuvent servir dans un cadre de recherche et développement pour proposer de nouvelles fonctionnalités à nos Clients.
    • Pour évaluer nos activités : Les données sont récoltées afin d’avoir des informations sur les avantages mais aussi les inconvénients de nos activités et services, afin de les évaluer et de les améliorer, notamment par le biais de sondages. Cela nous permet de nous assurer de la qualité de nos activités et services.
    • Pour protéger la vie privée de nos Utilisateurs : Les renseignements personnels récoltés nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.
    • Pour remplir nos obligations légales : Les renseignements personnels sont récoltés pour remplir nos obligations issues de lois, règlements ou ententes contractuelles.
    • Aux fins de statistiques pour notre rapport d’activités.
    • Pour la base de données qui nous permet de connaître nos clients.

 

Notre Site et notre Plateforme sont conçus pour une utilisation par des adultes seulement, tel qu’entendu au Canada. Otonom Solution ne collecte pas sciemment des renseignements personnels de la part de personnes de moins de quatorze (14) ans.

 

Pour de plus amples renseignements sur la protection de vos renseignements personnels et vos droits afférents, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

 

  • Commissariat à la protection de la vie privée du Canada www.priv.gc.ca/fr/
  • Commission d’accès à l’information du Québec www.cai.gouv.qc.ca

6. Clients et utilisateurs

Aux fins de la Politique, un « Client » est généralement un individu ou une entité juridique représentant un syndicat de copropriété, une résidence pour personnes âgées, une entreprise, un bâtiment ou une propriété retenant un ou plusieurs services offerts par notre entreprise.

Aux fins de la Politique, un « Utilisateur » peut être un visiteur de notre Site, le Client lui-même (propriétaire d’immeuble, propriétaire de firme de gestion, propriétaire d’entreprise etc.) ou les employés de nos Clients, mais peut également être le gestionnaire en fonction incluant ses employés, les résidents d’immeubles en tous genres (copropriétaires, locataires, sous-locataires, etc.), les prestataires de services tiers et autres. Il existe différents types d’Utilisateurs et chacun d’eux à une relation différente et unique avec la Plateforme et les informations que nous traitons. La plupart des Utilisateurs seront associés à un ou plusieurs Clients (syndicats de copropriétés, propriétaires immobiliers, immeubles, résidences pour personnes âgées etc.) auquel cas, nous utiliserons les Renseignements personnels des Utilisateurs pour et au nom du Client, en fonction de ces instructions spécifiques. En règle générale, les informations que nous traitons de nos Clients et Utilisateurs le sont au nom de nos Clients.

Veuillez contacter directement le Client si vous avez des questions concernant ses propres pratiques de confidentialité et protection des données. 

7. Renseignements personnels collectés

Otonom Solution peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulgués, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et Otonom Solution. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons.

Nous protégeons tous les renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :

  • Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.
  • Justificatifs d’identité. Renseignements de sécurité servant à vous identifier pour vous offrir l’accompagnement ou le service souhaité.
  • Données démographiques. Données vous concernant telles que votre pays ainsi que votre langue de communication.
  • Données de paiement. Données nécessaires au traitement de vos paiements.

8. Gouvernance et mesures de sécurité

Afin de protéger vos Renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des Renseignements personnels que nous détenons. Pour obtenir plus d’informations au sujet de ces politiques, pratiques et procédures, nous vous invitons à contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Nos employés sont appelés à avoir accès à des données personnelles, chacun signe un engagement de confidentialité et les accès sont retirés lorsque l’employé quitte ses fonctions. Vos Renseignements personnels sont hébergés par nos fournisseurs de services qui s’engagent envers nous à utiliser des mesures de sécurité raisonnables afin de préserver l’intégrité et la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Otonom Solution accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards requis, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Ces mesures de protection varient selon la sensibilité des données en notre possession et s’inspirent des meilleurs standards de l’industrie. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur. Si vous avez des questions sur la sécurité de votre interaction avec nous (si, par exemple, vous estimez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir avec nous a été compromise), vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Vos droits

Selon les lois applicables, l’endroit où vous vous demeurez et la manière dont vous interagissez avec le Site, certains droits peuvent vous être octroyés concernant les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Par exemple, vous pourriez avoir le droit d’exiger la suppression de vos renseignements personnels, le retrait de votre consentement (le cas échéant), la portabilité de vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et le droit d’obtenir de l’information supplémentaire, par exemple sur les catégories de tiers à qui nous communiquons vos Renseignements personnels.

Otonom Solution s’assure par ailleurs que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés. En sus des autres droits détaillés ci-dessus, vous avez également le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique. Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité. Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels si vous n’êtes pas satisfait de notre gestion de vos renseignements personnels ou du respect de cette Politique. Il vous est également permis par la loi de porter plainte auprès d’un commissaire à la vie privée ou de toute autre autorité de contrôle compétente en protection des renseignements personnels.

Vous pouvez exercer vos droits énumérés ci-dessus en effectuant une demande écrite à notre Responsable de la protection des Renseignements personnels. Ce dernier pourra vous aider dans vos démarches, si vous en avez besoin.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.

10. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à notre organisme, à l’exception de nos employés, d’autorités autorisées par la loi et nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente Politique (par exemple, nos fournisseurs de services d’assurance, de services et de produits informatiques, de services infonuagiques, d’hébergement Web et de traitement de données, les agences de création et d’activités de promotion et nos fournisseurs de services juridiques) et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

    • Avec votre consentement.
    • Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité.
    • Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.
    • Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre organisation si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

 

Nous pourrions devoir partager vos renseignements personnels sans votre consentement dans l’éventualité d’une fusion, acquisition ou vente, de tout ou d’une partie de l’entreprise, par exemple, dans le cadre d’une vérification diligente. Dans un tel cas, nous limitons le partage à ce qui est nécessaire pour évaluer la faisabilité ou l’opportunité de la transaction.

Otonom Solution s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués et conservés ailleurs que dans votre province, état, territoire ou pays de résidence. Nos partenaires commerciaux et fournisseurs de services sont parfois situés dans la province du Québec ou dans d’autres provinces, territoires ou pays. Sachez que nous avons des ententes contractuelles avec ces tiers et fournisseurs pour nous assurer que vos renseignements personnels sont traités conformément aux lois qui nous sont applicables. Lorsque cela est applicable, nous procédons aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant un transfert de renseignements personnels vers une autre juridiction, par exemple à l’extérieur du Québec.

11.Témoins et technologies similaires

Otonom Solution peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur notre Site, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du Site et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques. Tous les renseignements personnels que nous collectons à l’aide de ces témoins ou en notre nom sont traités avec le même niveau de confidentialité que tous les autres renseignements personnels que nous détenons.

Les témoins utilisés sont les suivants :

1. Témoins nécessaires. Ces témoins sont nécessaires au fonctionnement du Site et fournissent des fonctions de base et peuvent inclure le maintien de votre session et la prévention des menaces à la sécurité. Nous ne pouvons désactiver ces témoins dans nos systèmes sans affecter le fonctionnement du Site. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez les bloquer ou les supprimer en modifiant les paramètres de votre navigateur et en forçant le blocage de tous les témoins sur le Site.

2. Témoins non essentiels. Les témoins non essentiels fournissent certaines fonctionnalités non essentielles sur notre Site, à des fins fonctionnelles, analytiques, publicitaires ou de performance. Nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces témoins.

  • Témoins fonctionnels. Les témoins fonctionnels permettent d’exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du Site sur des plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d’autres fonctionnalités tierces.
  • Témoins publicitaires. Les témoins publicitaires sont utilisés pour fournir aux visiteurs des publicités personnalisées basées sur les pages visitées précédemment et analyser l’efficacité de la campagne publicitaire
  • Témoins de performance. Les témoins de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indices de performance clés du Site, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.
  • Témoins analytiques. Les témoins analytiques sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le Site. Ces témoins aident à obtenir des informations notamment sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond et la source de trafic.
 

Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins non essentiels peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.  

12. Loi anti-pourriel

Otonom Solution veille à se conformer aux exigences de la Loi canadienne Antipourriel (« LCAP »). Pour vous désinscrire de notre liste d’envoi de communications électroniques, il vous suffit de nous contacter à [email protected] ou de cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans ces communications.

 

13. Conservation des renseignements personnels

Otonom Solution garde les renseignements personnels collectés pendant différentes périodes, en fonction de leur utilité dans l’offre de nos activités et des exigences légales, fiscales ou réglementaires auxquelles nous sommes assujettis. Durant la période de conservation, Otonom Solution prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur de la province du Québec et de la juridiction dans laquelle vous vivez, par exemple, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique est situé à l’extérieur de la province du Québec. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés. Seules les statistiques ou rapports contenant des données anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées. 

 

 

14. Signalement des incidents de confidentialité

Une procédure est mise en place pour identifier les incidents de confidentialité, l’organisme procédera à l’analyse du degré de préjudice selon l’incident en remplissant un registre des incidents et enverra si tel est le résultat de l’analyse, une notification aux autorités et aux victimes.

 

15. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

Otonom Solution inc.

300-4 Place Ville-Marie

Montréal (Québec) H3B 2E7

Téléphone : 514 360-6661 x 702

Courriel : [email protected]